Comment préparer vos équipements de bureau pour le déménagement ?

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue, l’espace dont vous disposez, la disposition ou l’emplacement de votre bureau actuel pourrait ne plus satisfaire vos besoins. Cependant, si vous voulez que votre entreprise continue à fonctionner, même en cas de déménagement de bureau, les temps d’arrêt ne sont pas une option. Il vous faut systématiser la préparation et la planification de cette opération. Voici des astuces afin que vous et vos employés puissiez profiter d’un déménagement sans stress et d’une installation plus facile dans vos nouveaux locaux.

Faites appel à une entreprise de déménagement réputée

Il peut être tentant de faire des économies et de demander aux employés de vous aider à déménager votre matériel de bureau. Toutefois, ce n’est pas une très bonne idée, car il vaut mieux ne pas courir le risque de  blesser quelqu’un ou d’endommager les biens lors de leur manipulation ou leur déplacement. Si cela se produit, les coûts de réparation ou de remplacement pourraient être plus chers que le coût de l’embauche d’une entreprise de déménagement.

Des déménageurs comme P.Y.C. DEMENAGEMENTS à CHALON-SUR-SAÔNE se chargent d’emballer, de transporter et d’installer vos équipements de bureau en toute sécurité, en un minimum de temps et à moindre coût.

Nettoyez l’espace de travail

Nettoyez toutes les surfaces, des bureaux aux murs. Videz les tiroirs, les armoires de bureau, les classeurs, les bibliothèques, les placards avant le jour du déménagement. Triez, recyclez et jetez tout ce que vous ne voulez pas emporter dans le nouveau local. Videz ensuite vos poubelles avant de quitter le lieu.

Vous devez emporter vos objets personnels chez vous. En effet, votre entreprise et celle du déménagement ne sont pas responsables des objets personnels égarés lors d’un déménagement de bureau. Emballez, ensachez et étiquetez-les au fur et à mesure. En évaluant le contenu de votre bureau à l’avance, vous serez en mesure de commander d’autres cartons si nécessaire.

Utilisez des étiquettes

Tout ce qui est à déménager doit être étiqueté afin que vos déménageurs de bureau puissent identifier clairement ce qu’ils doivent prendre et où le placer dans le nouveau lieu. Cela inclut chaque pièce de mobilier de bureau démontée, les sacs informatiques, les ordinateurs, les étagères et les autres meubles.

Gardez une trace méticuleuse de tous les câbles, fils et cordons d’alimentation des équipements du bureau. Faites-le correctement pour qu’ils puissent être installés rapidement et disponibles pour la production juste après avoir déménagé dans le nouveau local.

Prévoyez la remise en marche des toners et encres d’imprimante

Durant le déménagement de votre équipement de bureau, il peut être nécessaire de retirer les cartouches de toner et d’encre afin d’éviter tout débordement. Assurez-vous d’avoir des cartouches de secours ou commandez-en bien avant le déménagement.

Passez en revue les manuels et les contrats

Rassemblez tous les manuels d’utilisation et d’entretien de votre équipement de bureau. Regroupez-les avec vos autres documents importants ainsi que les garanties, et souvenez-vous de l’endroit où ils se trouvent après le déménagement.

C’est aussi le moment pour vérifier vos contrats de service, vos licences et vos contrats de location d’équipements de bureau. Assurez-vous qu’ils n’ont pas expiré. Vous pouvez profiter de la période précédant le déménagement pour négocier de meilleures conditions ou même passer à des modèles et versions plus récents plutôt que de déplacer votre équipement actuel vers le nouveau site.

Préparez le nouvel emplacement

Votre nouvel emplacement doit être préparé et optimisé pour l’arrivée de vos équipements, meubles et fournitures de bureau. Les câbles, les multiprises et tout autre accessoire fonctionnel doivent être prêts et en place lorsque votre équipement de bureau sera déchargé.