Vous avez décidé de changer de local ? Le déménagement est une étape un peu délicate. Cet article vous aidera à gérer au mieux votre déménagement.
Etape 1 : communiquez votre déménagement à vos salariés
C’est la première étape à faire pour que personne ne soit pris au dépourvu et que tout le monde puisse se préparer pour le transfert. Informez aussi les travailleurs à l’avance pour que vous puissiez organiser votre déménagement ensemble.
Etape 2 : respectez le préavis du bail des locaux actuels et informez votre bailleur
Dans le contrat de bail que vous avez signé, il y a normalement une période de préavis fixe de 6 mois à partir du moment où le local est occupé. Avant de transférer votre entreprise, vous devez donc prévenir votre bailleur par une lettre dans un délai d’au moins 6 mois avant le jour du déménagement. Cela lui permettra d’anticiper votre départ et de chercher un autre locataire.
Etape 3 : cherchez un nouveau local adapté pour votre entreprise
Pour cela, vous pouvez avoir recours à une agence spécialisée ou bien faire une annonce sur un site ou un journal. Veillez seulement à bien définir et préciser vos besoins et vos critères pour le nouveau local recherché.
Etape 4 : négociez, signez le nouveau bail et pensez aux éventuels travaux
Après avoir trouvé votre nouveau local, passez à la négociation avec le bailleur jusqu’à la signature du nouveau contrat de bail. Veillez à terminer les derniers arrangements du local dans les plus brefs délais avant d’accueillir vos collaborateurs et vos collègues.
Etape 5 : préparez un calendrier détaillé du déménagement
Afin d’éviter les accidents et oublis durant votre déménagement, remplissez un cahier des charges avec un calendrier détaillé des activités. Le cahier des charges doit comporter :
- Le calendrier précis des opérations ;
- La liste complète de vos biens et des équipements à transférer.
Le cahier des charges vous permettra de bien gérer votre transfert et d’estimer le coût total de votre déménagement.
Etape 6 : désignez un responsable de toutes les opérations
Pour bien coordonner le déménagement, désigner un responsable du déménagement par équipe est préférable. Il sera le coordinateur et le rapporteur des opérations.
Etape 7 : triez et préparez vos cartons de déménagement
C’est l’occasion de vous débarrasser de tout ce qui n’est plus utile à la continuation de votre activité. Une fois le tri achevé, emballez vos dossiers, vos matériels et tous les autres éléments que vous utiliserez au quotidien.
Etape 8 : changez votre adresse
Vous devez informer vos partenaires, clients et prestataires de votre nouvelle adresse. Votre site internet aura également besoin d’être mis à jour.
Etape 9 : faîtes le ménage dans votre ancien local
Après avoir déménagé toutes vos affaires, vous devez faire un nettoyage approfondi des lieux. Il est même préférable de faire appel à des entreprises de nettoyage qui sont bien équipées pour le faire.
Etape 10 : choisissez et achetez votre mobilier de bureau
Le changement de local nécessite l’aménagement de votre bureau et l’achat de nouveaux mobiliers. Choisissez en fonction de vos besoins et de l’espace disponible.
Etape 11 : sublimez votre local avec de la décoration
Une fois que tout a été transféré, pensez à décorer afin d’apporter une touche finale à ce déménagement.
Bref, le déménagement est difficile à gérer mais peut être fait avec professionnalisme si vous suivez les étapes énoncées ci-dessus. Vous pouvez également confier votre déménagement à un professionnel si vous voulez que le travail soit bien fait. La compagnie Installations Fastek est spécialisée dans le domaine du déménagement industriel. Vous pouvez entièrement lui faire confiance.
