Manque d’espace disponible, fusion d’entreprises, volonté d’améliorer l’image de la société… Plusieurs facteurs peuvent inciter une entreprise à changer de locaux. En effet, le déménagement est un tournant marquant de la vie d’une société qui ne doit pas être pris à la légère. Au contraire, il doit être une occasion pour créer les conditions nécessaires au développement de vos activités. Il nécessite une organisation claire et ordonnée pour ne pas compromettre vos activités et le travail de vos employés. Comme tout autre projet, plus la taille de l’entreprise est importante, plus le déménagement sera complexe. De ce fait, il nous semble important de vous livrer nos conseils sur la check-list à suivre pour réussir votre projet. Une fois que vous avez déterminé où vous allez déménager, suivez les étapes suivantes pour bien organiser votre transfert.
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Fixez une date précise du déménagement et établissez un planning
C’est une étape très importante, car elle vous permettra d’établir le calendrier et le planning de toutes les opérations à réaliser, avant, pendant et après le déménagement. Cela facilitera la préparation et la gestion de votre transfert et vous permettra d’avoir une idée sur le budget nécessaire.
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Informez et préparez les employés
Votre personnel est le premier concerné par ce changement. Le déménagement peut être une source de stress en interne. Il est donc important d’informer vos employés de cette décision des mois à l’avance, s’il ne s’agit pas d’un déménagement de dernière minute. Pour que ce changement soit une réussite, la communication interne est essentielle. Cela permettra d’assurer une bonne compréhension de la part de vos collaborateurs des changements à venir et des tâches à réaliser.
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Désignez des relais internes
Nommez quelques responsables-collaborateurs qui s’occuperont de répartir les tâches et qui seront des relais d’information auprès de votre personnel et auprès de la direction. Ceux-ci devront préparer au mieux l’après-déménagement en transmettant des informations claires ainsi que les décisions pour l’organisation de chaque service.
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Trouvez un déménageur sérieux
La réussite d’un déménagement dépend grandement du choix du déménageur. Il est donc primordial de choisir minutieusement le prestataire qui prendra en main le projet, au moins 3 mois à l’avance. Comparez au moins 6 offres et devis. Cela vous permettra de négocier la meilleure prestation vous offrant un excellent rapport qualité-prix.
Une suggestion de déménageur professionnel pour votre déménagement en Côte-d’Or : l’entreprise Déménagements Tella à Perrigny-lès-Dijon.
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Commencez l’inventaire du mobilier et des équipements
Il se peut que votre ancien mobilier ne soit pas adapté à vos nouveaux locaux. Vous devez vous poser des questions : souhaitez-vous garder le même mobilier ou profiter de cette occasion pour tout renouveler. Il en est de même pour les machines et le matériel informatique.
En général, c’est le déménageur qui se charge de vous débarrasser de ce que vous ne souhaitez plus garder.
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Prévenez votre bailleur actuel et vos clients
Si vous avez signé un bail commercial pour les locaux que vous occupez actuellement, vous devez prévenir votre bailleur pour que celui-ci puisse mettre fin à votre bail et chercher un nouveau locataire. Vos clients et collaborateurs doivent être aussi informés de votre nouvelle adresse et de la date de votre déménagement. Pensez déjà à imprimer de nouvelles cartes de visite.
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Le jour J
Si vous avez bien préparé et suivi correctement les étapes sus-mentionnées, le jour du déménagement se déroulera sans stress et sans tracas. En effet, c’est votre déménageur qui s’occupera de tout, que ce soit la manutention ou le transport de vos biens.
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Après le déménagement
Une fois bien installé dans vos nouveaux locaux, n’oubliez pas d’organiser une petite fête d’inauguration. C’est l’occasion pour la direction de remercier les employés de leur implication et de profiter d’un moment festif.
