Le déménagement d’entreprise est une opération complexe et délicate. L’organisation est de mise pour réussir ce projet. Voici quelques conseils utiles qui vous aideront à mener à bien et efficacement votre déménagement professionnel.
La planification
La planification est la première étape d’un déménagement professionnel réussi. Il est important d’anticiper les différentes étapes de la transition professionnelle pour que celle-ci se déroule dans les meilleures conditions et dans les délais souhaités.
Pourquoi déménager ?
Avant la planification du projet de déménagement, il est important d’analyser les raisons qui vous poussent à déménager. Vous pourrez ainsi évaluer facilement et précisément les critères des nouveaux locaux : proximité, nombre de bureaux, espaces ouverts, semi-ouverts ou fermés…
Informer le personnel du projet de déménagement
Une fois la décision du déménagement prise, il est important de communiquer l’information au personnel. Cela permettra à vos équipes de s’adapter à la situation au moment venu et de mieux s’organiser. Dans le cas où vous n’avez pas encore trouvé de locaux, n’hésitez pas à impliquer les employés dans la recherche. Dans le cas contraire, pensez à organiser une visite collective.
Respecter le préavis
Il va de soi que le respect du préavis des locaux actuels est essentiel pour limiter ou éviter les frais. S’il s’agit d’un bail traditionnel, vous devez prévenir le bailleur par acte d’huissier ou lettre recommandée dans un délai de six mois minimum avant la date du déménagement.
La préparation
Deuxième phase du processus de déménagement, la préparation désigne le plan stratégique au niveau opérationnel du changement de locaux. Tout d’abord, il est important de lire et de valider les clauses du nouveau bail avant d’y apposer votre signature. Pensez également à bien évaluer les éventuels travaux à réaliser et leurs coûts. Sachez que la durée du bail pour les bureaux traditionnels peut aller de 3 à 9 ans. Par contre, vous aurez plus de flexibilité pour les espaces de coworking. En outre, il est indispensable de mettre en place un cahier des charges incluant un planning détaillé et les tâches à effectuer. Cela vous permettra d’optimiser l’efficacité de vos équipes lors de la préparation du déménagement et de maîtriser son évolution.
La préparation
Au même titre que la planification et la préparation, la réalisation est capitale pour la réussite de votre déménagement professionnel. Cette étape doit se faire minutieusement et efficacement pour éviter les pertes de temps, d’argent mais aussi pour faciliter l’emménagement dans les nouveaux locaux. Faites le tri de vos affaires et ne gardez que l’essentiel pour faciliter l’emballage et l’étiquetage des cartons. Pensezà prévenir vos clients, partenaires et prestataires de votre changement d’adresse. N’oubliez pas, non plus, de tenir compte du parc informatique. C’est le cœur de la stratégie et de la sécurité de votre compagnie. En plus de devoir fonctionner jusqu’au dernier moment, il doit être opérationnel au moment de l’emménagement pour éviter d’affecter vos activités.
Le grand départ
Quand le jour J sera venu, ayez l’esprit le plus clair et le plus calme possible. Évitez les tensions et le stress car cela peut influencer vos actes et vos décisions. Pour vous concentrer pleinement sur votre déménagement, faites appel à une entreprise professionnelle comme Claude Léger Service et Entretien pour nettoyer les anciens locaux au moment de votre départ. En plus d’un bon rapport qualité-prix, vous bénéficierez de services complets et professionnels.
Le déménagement professionnel est un projet d’envergure qui requiert beaucoup d’organisations. Si vous ne souhaitez pas interrompre vos activités, il vaut mieux déménager durant le week-end. Par ailleurs, sachez que le temps d’adaptation des équipes peut aller de quelques jours à quelques semaines.
