Déménagement d’entreprise : comment gérer les archives ?

Le déménagement fait partie de la vie d’une entreprise, et constitue l’occasion idéale de « faire le ménage » : trier, jeter et archiver tous les documents.

C’est, en effet, un grand ménage durant lequel vous devez gérer à la fois l’organisation de vos nouveaux locaux, l’inventaire des éléments à déménager, mais également la gestion documentaire de vos archives.

Pour mener à bien un déménagement d’entreprise, mais surtout celui des archives, il convient de bien respecter certaines règles. En effet, il est important de réaliser les bonnes tâches avec un minimum d’organisation afin d’éviter d’éventuels problèmes plus tard.

Nous vous proposons à travers cet article quelques conseils pour réussir le maniement et l’externalisation de vos archives papier.

1.    Faire le bilan en estimant bien la quantité des archives

Il est essentiel de recenser tous les documents qui servent encore à l’entreprise, et dont la réglementation fiscale impose à archiver. Il est aussi important de déterminer le volume et les typologies des documents et des archives à déménager.

Cette quantité à estimer doit être au plus juste, et se repose précisément sur l’estimation de la quantité de rayonnages suffisante et correspondante par mètre linéaire.

À noter que le mètre linéaire est l’unité de mesure utilisée pour l’organisation du stockage. Il correspond à l’ensemble des archives rangées séquentiellement à l’horizontale sur un plan de rayonnage, et dont un mètre linéaire d’archives pèse environ 50 kg.

2.    Concevoir les outils et les procédures adéquats en rédigeant un cahier des charges

Le cahier des charges est la pièce maîtresse d’un déménagement, surtout pour un déménagement d’entreprise.

En effet, c’est un outil efficace pour l’organisation des différentes tâches à réaliser au sein de l’entreprise, mais également afin de déterminer le « qui fait quoi, quand et comment ».

Il est conseillé de rédiger un référentiel de conservation, un plan de classement, ainsi que toutes les procédures nécessaires, afin de mieux s’organiser.

Avec le cahier des charges, il est beaucoup plus facile de se retrouver dans le tri, le classement des archives, ainsi que l’identification du contenu des boîtes d’archives (numérotation, description…).

L’élaboration du cahier des charges est très importante, car c’est le document officiel pouvant garantir les obligations des prestataires chargés du déménagement d’entreprise et/ou des archives, selon ce qui a été convenu lors de l’élaboration du contrat.

De ce fait, ce document doit obligatoirement comporter toutes les conditions, les clauses d’assurance et le plafond de la valeur des objets à déménager.

3.    Faire appel aux professionnels pour vous faciliter la tâche

Comme le déménagement de l’entreprise est déjà une étape assez délicate dans la vie de la société et de ses employés, il est conseillé de faire appel aux services de sociétés d’archivages spécialisées dans la gestion des documents, afin de garantir le bon déroulement de toutes les étapes-clés.

Ces entreprises sont spécialisées dans la prise en charge totale de votre déménagement, garantissant un transport sécurisé, depuis l’enlèvement jusqu’à la remise en place de vos archives dans vos nouveaux locaux ou dans un local adapté et dédié à leur conservation (loin des risques d’incendies, d’intrusions, de vols, de dégradations…).

Certaines de ces entreprises sont également spécialisées dans la numérisation de données par la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).  C’est en effet un système de gestion de contenus, permettant de recevoir, de conserver, de communiquer et de restituer des archives à partir d’une plateforme informatique.

Il est d’ailleurs évident de faire appel à une entreprise spécialisée, pouvant maîtriser parfaitement les contraintes liées à l’archivage, au lieu de vous aventurer dans de tels projets si vous êtes dans la méconnaissance de la réglementation de la conservation des documents.

Ces entreprises sont formées dans l’archivage de tous types de documents, qu’ils soient administratifs, juridiques ou tout simplement en relation à la politique en vigueur de votre société.