Dans la vie d’une entreprise, un projet de déménagement est une étape importante à ne pas prendre à la légère. C’est la raison pour laquelle il doit être parfaitement organisé, et ce quelle que soit la raison du déménagement.
En effet, la vie d’une entreprise, peu importe sa taille, est marquée par des évènements tant positifs que négatifs, ainsi que de tournants qui méritent d’être pris en considération, et la décision du déménagement en fait partie.
De ce fait, quel que soit le motif (locaux trop petits ou trop grands, charges trop importantes, emplacement inadapté, etc.), le déménagement demande une bonne préparation en amont, pour en faire un véritable outil de développement de l’entreprise.
Nous vous avons élaboré, à travers cet article, les étapes primordiales à suivre afin de vous aider à organiser efficacement votre déménagement et pour garantir le succès de votre projet.
1) Trouvez des nouveaux locaux adaptés aux besoins de votre entreprise
Pour satisfaire au mieux vos besoins et vos attentes, vous devez effectuer et étudier minutieusement la recherche de vos nouveaux locaux. Dans vos démarches, ne vous contentez pas uniquement des services des agents immobiliers spécialisés, mais demandez également la contribution précieuse de vos collaborateurs dans la mesure du possible.
N’oubliez pas de définir en amont le budget alloué à votre projet de déménagement, car cette estimation est capitale dans votre choix, tant pour la localisation que pour l’immobilier en lui-même.
Plusieurs offres peuvent vous être proposées, dans ce cas sachez faire le tri en fonction de leur valeur locative, l’accessibilité, la sécurité et la configuration de l’espace.
Osez faire une comparaison des différents locaux commerciaux que vous avez retenus en effectuant une visite des lieux, et en étudiant leurs plans d’aménagement.
2) Informez vos salariés sur le déménagement
Il est important d’informer au plus vite vos salariés car ils sont les premiers à être touchés par le déménagement. Cela est primordial afin qu’ils puissent se préparer en amont tant sur le plan matériel que psychologique.
En effet, il est conseillé d’avancer main dans la main avec vos collaborateurs dans de tels projets, pour qu’ils puissent se sentir impliqués dans la vie de l’entreprise.
De ce fait, n’hésitez surtout pas à organiser une visite guidée des nouveaux locaux, ou à faire une présentation schématisée du lieu, afin d’aider votre équipe à se projeter facilement.
3) Mettez fin au bail des locaux actuels et signez votre nouveau contrat
Il est important de revérifier les clauses de votre bail actuel pour savoir à quel moment vous avez le droit de résilier. Sachez que si vous avez signé un bail commercial, le préavis à respecter est de six mois à partir de la date de début d’occupation du local. Pour prévenir votre bailleur de votre résiliation, vous devez lui faire parvenir un acte d’huissier ou une lettre recommandée avec avis de réception.
En outre, assurez-vous avant la signature du nouveau bail commercial, que vous avez bien réussi vos négociations avec votre nouveau bailleur. D’ailleurs, pour votre information, il est toujours possible de négocier le prix et les clauses pour qu’ils correspondent au mieux aux attentes des deux parties.
4) Comparez et trouvez les meilleurs prestataires de déménagement
Dans un projet de déménagement, le choix du transport de vos biens, est une étape cruciale. N’hésitez pas à comparer et à demander plusieurs devis auprès de différentes entreprises de déménagement.
Surtout, il faut tenir compte dans vos choix les différentes options, services et assurances proposées par ces entreprises.
Une fois que vous avez choisi le prestataire, assurez-vous qu’il sera disponible au jour J, en bloquant la date et en réservant le véhicule souhaité.
5) Préparez votre changement d’adresse et mettez à jour de vos documents professionnels
Aussitôt la signature du bail effectuée, vous pouvez disposer de votre nouvelle adresse professionnelle. De ce fait, n’hésitez pas à la déclarer auprès des administrations françaises ainsi qu’à tous vos partenaires, prestataires et clients.
N’oubliez pas de mettre à jour les données et les informations mentionnées sur vos documents et supports commerciaux (site internet et autres supports publicitaires).