Préparer un déménagement constitue un véritable calvaire lorsque l’on est un particulier… Alors lorsque cela concerne toute une entité, la tâche devient encore plus complexe à réaliser. Mais en y consacrant le temps nécessaire et en suivant quelques étapes clés, il est tout à fait possible d’y parvenir. Dans cet article, retrouvez quelques pistes à suivre pour une bonne préparation de votre déménagement d’entreprise.
Définissez une date précise pour le déménagement de l’entreprise
C’est une étape essentielle lorsqu’on prévoit un déménagement. Fixez plus tôt une date, ou tout du moins une période de l’année. Cela vous permet de mettre en place une chronologie des événements qui auront lieu jusqu’au jour J. Il est préférable de programmer le déménagement dans un week-end pour éviter de perturber le bon déroulement des activités de votre entreprise. Mais au cas où vous n’auriez d’autre choix que de déménager en semaine, prévoyez alors un régime de télétravail pour tout le personnel. Vérifiez auprès de la municipalité s’il n’y a pas de manifestations qui pourraient perturber les déplacements pendant la journée du déménagement.
Trouver un espace de travail adapté aux besoins de l’entreprise
Pour vite trouver un local qui répondra à vos attentes, plusieurs choix s’offrent à vous :
- Vous pourriez passer des annonces en ligne sur des sites spécialisés ;
- Utiliser une agence immobilière spécialisée.
N’oubliez pas, ce sont surtout la précision et la bonne définition de vos besoins qui vont vous aider à cibler les bons moyens de communication afin d’optimiser vos recherches. Estimer votre budget constitue aussi un élément décisif, surtout s’il s’agit de trouver des locaux dans de grandes villes où certaines zones peuvent être hors de prix. Certains facteurs comme la facilité d’accès, la sécurité ou encore la disposition des locaux ont également un rôle à jouer dans le choix du support de communication. En prenant en compte tous ces facteurs, vous pourrez plus rapidement effectuer un tri parmi les diverses offres qui vous parviendront. Il faut prendre le temps de bien vous renseigner. Ensuite, vous pouvez dresser une courte liste des deux ou trois endroits qui correspondent le plus à vos besoins. Cela vous permettra de vite dégager votre futur local.
Informez et impliquez vos employés
Déplacer une société ne se limite pas seulement à un transfert des installations d’un endroit à un autre. Vous ne le savez peut-être pas, mais cela peut engendrer des perturbations au sein du personnel. En effet, tous les employés ne se montreront pas forcément enthousiasmés par le fait de quitter leurs anciens bureaux. Donc pour garantir une bonne adaptation de l’équipe, il convient donc de les associer au maximum au projet. Pour ce faire, il est essentiel de communiquer. N’hésitez pas à convoquer régulièrement des rencontres pour informer de la progression du projet. Il ne faut pas non plus hésiter à nommer pour chaque service un référent qui fera office de relais pour faire passer les informations de part et d’autre. Manager les collaborateurs pendant un projet de déménagement nécessite de les associer autant que possible au projet. Par exemple, sollicitez-les dans le choix des nouveaux locaux ou dans la configuration des bureaux.
Contacter un prestataire de services si nécessaire
Une petite entreprise, qui compte à peine une vingtaine de salariés, peut se charger elle-même du transport de ses matériels en louant le moyen de transport adaptés. Mais au-delà de cet effectif, mieux vaut recourir à un service de déménagement professionnel. Surtout, il ne faut pas vous précipiter vers les offres trop alléchantes ! Prenez le temps de bien examiner les prestations qui vous sont présentées, surtout ce qui concerne les assurances.
Que retenir ? La réussite d’un déménagement d’entreprise repose sur une très bonne organisation, mais surtout sur l’implication des collaborateurs. Elle requiert une très bonne planification du déplacement des matériels et parfois faire appel à l’expertise d’une entreprise spécialiste peut être une solution envisageable.
