Quand on compare le déménagement d’une société à celui d’une famille, on se rend rapidement compte que le procédé n’est pas le même. Celui-ci est beaucoup plus complexe et demande une plus grande préparation. Mais loin d’être impossible, le déménagement de votre entreprise peut être une tâche facile à réaliser quand on prend le temps de bien répartir les tâches.
S’entendre sur le changement d’emplacement et sur le choix du nouveau siège
Déménager toute une entreprise ne peut relever de l’improvisation. Il faut qu’il y ait derrière, une prise collective de la décision avant d’appeler un spécialiste du déménagement d’entreprise. Les raisons du départ doivent faire l’objet de réflexions mûries et d’arguments convaincants.
Lorsque les choix du déménagement de votre entreprise sont compris par les collaborateurs, c’est toute une bataille qui est ainsi remportée. Cela permet de mieux analyser la situation dans son ensemble, de choisir les bons locaux et de l’annoncer de manière explicite aux employés de l’entreprise.
Vous devez toutefois prendre le soin de choisir le nouveau siège de votre entreprise avant de faire une annonce officielle de votre déménagement. Ainsi, chacun commence à analyser au niveau personnel les stratégies à mettre en place pour se rendre dans les meilleures conditions au nouveau siège de travail.
Pour un déménagement de votre entreprise, il est impératif de faire un bilan de tout ce qui sera nécessaire comme la taille des locaux, la localisation, le nombre de bureaux et le budget bien évidemment. Il faut prospecter plusieurs adresses avant de se saisir de celle qui convient le plus à vos attentes.
Déménagement de votre entreprise : fixer une date pour le départ et respecter le préavis
Lorsque vous avez pris la décision de changer de locaux et que vous avez obtenu le consentement de vos collaborateurs, vous devez informer votre bailleur de votre intention de libérer ses locaux. Faites cela par lettre recommandée avec accusée de réception pour être certain qu’il est effectivement prévenu.
Pour un bail commercial, le préavis est généralement de six mois. Dans des cas particuliers, la durée du préavis peut être différente, cela dépend des contrats. Une décision de déménager est irréversible. Pour cela, il faut que l’intention de déménager soit actée.
Par ailleurs, il est important de fixer une date pour le déménagement ou plutôt une période de l’année. Cette mesure permet d’établir un rétro-planning ainsi que toutes les activités afférentes jusqu’à la date fixée. Pour éviter que le déménagement n’impacte l’activité de l’entreprise, il vaut mieux le faire un week-end.
S’il est pratiquement impossible de réaliser le déménagement de votre entreprise un week-end pour une raison quelconque, il faut organiser une semaine de travail à distance ou télétravail pour votre équipe. Par mesure de précaution, contactez la mairie pour savoir si la circulation pourrait être perturbée par d’éventuels événements durant le jour de votre déménagement.
Déménagement de votre entreprise : annoncer la nouvelle adresse de votre entreprise
Il est crucial de communiquer la nouvelle adresse de votre structure à certaines personnes. Pour cela, il faut commencer par les clients de l’entreprise, puis les prestataires, les partenaires, les prospects, etc. Ceci, de sorte à éviter que le déménagement de votre entreprise n’entraîne une baisse remarquable de la productivité.
Ensuite, vous devez déclarer votre nouveau siège à certains services comme la sécurité sociale, votre opérateur téléphonique, l’EDF, etc. Il faut faire une liste complète pour vous assurer de n’oublier personne. Pour finir, vous pouvez l’annoncer à la poste pour qu’elle vous fasse suivre vos courriers à votre nouvelle adresse.
Bon à savoir : vous devez tout mettre à jour. Carte de visite, brochures, documents, adresse de site Internet, signatures de mails, etc.
Pour un semblant de nouveau départ, vous pouvez organiser une petite fête ou une demi-journée de réjouissance. Faites ceci avant que tout le monde ne s’habitue au nouveau siège. Cela vous permettra d’assurer à vos collaborateurs qu’un changement d’adresse n’influe pas sur vos rapports amicaux et professionnels.
