Le transfert des locaux d’une entreprise est une période sensible. En effet, après le déménagement, il faut non seulement aménager les nouveaux locaux, mais s’occuper également de quelques formalités administratives. Quant aux formalités, l’idéal pour la réussir est de tenir une to-do-list afin de gérer sereinement ce tournant de la vie.
Le changement de la ligne téléphonique
Le transfert de bureau d’une entreprise est également synonyme de changement d’adresse. Deux solutions s’offrent à l’entreprise. Elle peut opter pour un nouveau numéro de téléphone, comme elle peut décider de garder son numéro actuel. Dans ce dernier cas, l’entreprise demande simplement un transfert de ligne.
Cette solution garantit le maintien du contact entre l’entreprise et ses clients, ses fournisseurs et même ses prospects. En revanche, faire le transfert de raccordement à internet est primordial. L’idéal pour ce faire est de se rapprocher de son opérateur. La procédure pour les clients professionnels étant spéciale, faites-vous assister par un conseiller.
Les documents à ne pas oublier
Une fois le transfert du siège social approuvé par l’assemblée générale, et votre carton de déménagement près, vous devez fournir :
- 1 facture d’électricité ou de téléphone : permet de justifier l’occupation des nouveaux locaux ;
- 1 formulaire Cerfa M2 ;
- Un procès-verbal de l’AGE : permet d’acter le transfert du siège social ;
- Une demande de publication du transfert ;
- 2 exemplaires des statuts mis à jour, certifié et daté conformes aux statuts originaux ;
- Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux ;
- Un document Cerfa n° 1168203 ou n° 1167805.
Pour ce dernier élément, le n° 1168203 est pour les personnes morales tandis que le n° 1167805 est pour les personnes physiques. En plus de ces documents, il est primordial de résilier ou de modifier les contrats auxquels vous étiez attachés. Il s’agit notamment des contrats de :
- eau ;
- gaz ;
- internet ;
- assurance ;
- lignes téléphoniques.
Le contrat de suivi de courrier est également à prendre en compte. Lors des démarches pour l’électricité, l’ancien contrat est également à résilier. Bien évidemment, une fois le déménagement effectué, vous devez souscrire à de nouveaux contrats.
Du gaz à l’assurance en passant par l’internet et la sécurité, ce serait vraiment dommage d’arriver sur place sans possibilité d’éclairer ou de chauffer la pièce. Il existe de nombreux contrats, pour vous aider à ne rien oublier, merci de vous reporter à votre liste de contrats.
Signaler le changement d’adresse aux organismes officiels
Juste après un déménagement, vos interlocuteurs doivent être informés de cela. Il s’agit notamment de vos clients, vos fournisseurs, vos prospects et vos partenaires commerciaux. Outre ces derniers, vous devez également informer :
- la poste ;
- la banque ;
- l’assurance ;
- la sécurité sociale ;
- l’URSSAF ;
- la caisse de retraite ;
- le centre d’impôts ;
- la préfecture.
Informer la préfecture permet de modifier l’immatriculation ainsi que le Kbis de la société. Pensez également à modifier votre adresse sur les annuaires en ligne et sur vos éventuels réseaux sociaux.
Le devis et le contrat de déménagement
Le mieux à faire est de demander un devis avant de déménager. Sur ce devis, on doit remarquer les références de l’entreprise, la date de la prestation, votre nom et votre adresse, les lieux de chargements et de déchargement, les prestations exactes, le volume du dégagement ainsi que le montant exact de la garantie contractuelle.
Bien évidemment, les conditions de sa mise en jeu en cas de perte doivent également apparaître. C’est après avoir fait le devis que le contrat de déménagement définitif devra être signé. L’idéal est de faire appel à un professionnel de déménagement pour faciliter le transfert. Pour cela, faites appel à DEMENAGEMENTS LEBOURGEOIS pour bénéficier du professionnalisme de son personnel.
